Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 01/06/2025

Wie zijn wij?

De bescherming van jouw persoonlijke gegevens is voor CoFra van het hoogste belang. In deze privacy policy beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van jouw persoonlijke gegevens te garanderen conform met de EU-GDPR (Europese General Data Protection Regulation). Met deze toelichting wensen we je duidelijk te informeren hoe we binnen CoFra zorgdragen voor jouwpersoonsgegevens, welke persoonsgegevens we van jou verzamelen en waarom CoFra dit doet.

Deze privacy policy is van toepassing op alle diensten die door CoFra worden aangeboden, zoals implementaties, leveren van goederen, aanvragen van offertes, informatieaanvragen en overeenkomsten.

CoFra met maatschappelijke zetel te Karel Van de Woestijnelaan 28, 2630 Aartselaar Ondernemingsnummer BE0834.046.382 is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn binnen CoFra.

Als verwerkingsverantwoordelijke neemt CoFra de nodige technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van jouw persoonsgegevens. Deze maatregelen zijn van toepassing op alle systemen, medewerkers en processen die de informatiesystemen van CoFra vormen.

Welke persoonsgegevens verzamelen we

Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon.

CoFra verzamelt en verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens die op jouw betrekking hebben en die jij ons zelf via onze website of via andere communicatiekanalen hebt versterkt. Dit gaat over volgende persoonsgegevens (is niet limitatief)

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mail en telefoonnummer.
• Zakelijke persoonsgegevens: bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer en facturatiegegevens.
• Elektronische identificatiegegevens: IP-adressen en cookies
• Indirecte persoonsgegevens: inhoud van het bericht en de technische details ervan.

De persoonsgegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van jouw persoonlijke gegevens tot een minimumhoeveelheid die nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken. CoFra verzamelt, noch verwerkt zogeheten “gevoelige” persoonsgegevens. Zoals gegevens die bijvoorbeeld betrekking hebben op jouw ras of etnische afkomst, jouw politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, jouw leven en/of seksuele geaardheid en jouw gezondheid.

Mochten wij er ooit toe gebracht worden deze gegevens te verwerken, dan zullen wij dat enkel doen na jouw expliciete toestemming en voor doeleinden die je op voorhand worden duidelijk gemaakt, of indien de verwerking ervan noodzakelijk is om ons rechtmatig belang te doen gelden.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens

CoFra heeft dit nodig voor de standaard bedrijfsvoering uit te voeren en voor het uitoefenen van de gevraagde diensten.

Conform de GDPR stemt dit overeen met ofwel:

• Het gerechtvaardigd belang,
• Contractuele overeenkomst,
• Wettelijke verplichting waar CoFra moet aan voldoen,
• Toestemming, indoen de verwerking hierop berust.

Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor volgende doeleinden:

• Aanvraag van een offerte,
• Opmaak van een overeenkomst,
• Facturatie,
• Indien je contact met ons opneemt, telefonisch, mail en persoonlijk,
• Bij het invullen van onze contactpagina op de website,
• Bij het doorgeven van een samenwerking met een van onze partners.

Hoe verzamelen wij jouw gegevens.

Dit kan op verschillende niet limitatieve manieren gebeuren waaronder:

• Persoonlijk/telefonisch/mail contact
• Contactformulieren op onze website. Hier vragen we je e-mail en/of telefoonnummer en contactgegevens,
• Bij het doorgeven van een samenwerking met een van onze partners.

Hoe lang worden jouw gegevens bijgehouden

De gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden, en zolang onze overeenkomst actief is. Na het beëindigen van onze samenwerking, worden de gegevens nog 10jaar bijgehouden.

Bij het invullen van het contactformulier op de website. behouden we je gegevens tot 2 jaar na het laatste contact.

Verder kan je als betrokkenen vragen om jouw gegevens reeds vroeger te verwijderen, zonder dat de wettelijke bewaartermijn geschonden worden, alsook bij het oplossen van geschillen.

Met wie delen wij jouw gegevens

Op geen enkel moment verkoopt of verhuurt CoFra je gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van CoFra.

Partners: In het kader van specifieke samenwerkingen met bepaalde partners moeten wij soms gegevens met die partners delen. We zullen je hierover steeds tijdig over informeren, zodat het voor jou duidelijk is dat je gegevens worden gedeeld. Onze partners mogen de gegevens enkel voor het vooropgestelde doel gebruiken, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking.

CoFra deelt jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij in de volgende gevallen delen wij uw gegevens op een limitatieve manier:

• Je geeft ons hiervoor toestemming,
• We zijn wettelijk verplicht om dit te doen,
• Ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek,
• Je hebt een aanvraag gedaan bij een van onze externe partners.

Minimale data

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van jouw persoonsgegevens tot een minimum hoeveelheid, dewelke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij de persoonsgegevens verwerken.

Automatische verwerking en profilering

De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profilering en zal door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Daarom hebben wij de nodige technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te garanderen.

CoFra stelt alles in het werk om haar netwerk grondig te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang en om vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens en de bedrijfsgegevens van haar gebruikers te vrijwaren.

Organisatorisch beschikken we over een privacy policy en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan u ze uitoefenen

Als betrokkenen heeft verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR en omvatten onder andere.

• Recht van toegang en inzage:
  • Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken.

• Recht van verbetering, verwijderen en beperking:
  • Je hebt steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Verder kan je vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen, alleen indien CoFra deze persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden waarvoor wij ze in eerste instantie verzameld hebben.
  • Indien er wettelijke verplichtingen, administratieve en gerechtelijke bevelen ons verbieden jouw persoonsgegevens te verwijderen, dan kunnen wij niet tegemoet komen aan jouw verzoek. Hiervan word je desgevallend op de hoogte gebracht.
  • Alsook kan je vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.

• Recht van verzet:
  • Je hebt steeds het recht om je te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van directe marketing. In dergelijk geval hoef je geen reden op te geven.

• Recht van vrije gegevensoverdracht:
  • Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die door CoFra verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

• Recht van intrekken van jouw toestemming
  • Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken.
  • Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis.
  • Bijvoorbeeld: op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan iedere promotioneel e-mail bericht en of nieuwsbrief.
  • Je moet wel rekening houden dat niet al deze rechten zomaar kunnen worden ingeroepen. Bij een eventuele weigering zal CoFra steeds motiveren waarom wij niet kunnen tegemoetkomen aan jouw aanvraag.

Verder kan je jouw rechten uitoefenen door ons te contacteren per e-mail – sf@cofra.be

Deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden door een duidelijk verzoek in te dienen via ons bovenstaand e-mailadres. Hierin vermeld je op welk recht je beroep wenst te doen met de nodige toelichting en hoe wij jou kunnen contacteren.

We bevestigen jouw aanvraag binnen de 72uur. We doen het nodige om je binnen de 30 dagen de gevraagde persoonsgegevens te bezorgen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacy rechten of de complexiteit van het verzoek. Als we deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw persoonsgegevens.

CoFra beschikt over een Data Protection Officer. We doen ons uiterste best om jouwpersoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, of indien je vragen hebt dan kan je steeds contact opnemen via volgend e-mailadres: sf@cofra.be

Je kan ook klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen 

Hoe omgaan met aanpassingen in onze Privacy Policy

Deze verklaring kan door CoFra worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten. We moedigen je aan om periodiek deze verklaring door te nemen zodat je op de hoogte blijft van hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken en beschermen.